¿Por qué organizar un evento virtual y cómo hacerlo?
Los eventos y reuniones virtuales son la nueva realidad a la que nos enfrentamos muchas empresas, gracias a las herramientas tecnológicas disponibles que tenemos hoy en día podemos hacer que estos encuentros sean todo un éxito, aunque va más allá de realizar una videoconferencia. Un evento, aunque sea virtual, conlleva su trabajo y su desarrollo debe estar bien definido. Pero…
¿Por qué deberías realizar un evento / reunión virtual? ¿Cuáles son sus ventajas?
El objetivo de los eventos o reuniones virtuales suele ser comunicar un mensaje de la empresa para generar ingresos o posibles clientes potenciales. También puede ser un evento corporativo, donde el objetivo es interactuar con tus empleados, anunciarles alguna novedad o poner un proyecto o una idea en común. Aunque estos objetivos eran los mismos cuando los eventos eran presenciales, su realización virtual tiene varios beneficios:
- Alcance mundial: permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí, sin necesidad de trasladarse a un lugar físico, la cual cosa ahorra costes en vuelos y estancia. Permite seguir la reunión desde cualquier parte del mundo y conectar con multitud de gente a la vez, cada uno desde su casa.
- Menor coste: supone un coste menor por parte de la empresa organizadora, se ahorra el espacio, el transporte y muchos otros servicios esenciales en los eventos presenciales, pero prescindibles en los virtuales. Estos costes ahorrados se pueden invertir en regalar un detalle a los asistentes, en Baci d’Angelo ofrecemos la mejor opción para la empresa ajustada al presupuesto que se desee, sin compromiso, consulta en nuestra web nuestra oferta variada de box de desayuno, box gourmet, pasteles y cupcakes, entre otros.
- Mejor medición de audiencia: los eventos o reuniones virtuales permiten acoger a una audiencia más amplia, además de poder realizar un análisis más preciso sobre ella. Las métricas son más claras y es más fácil controlar los datos de participación.
- Atraer ponentes muy demandados: normalmente tenemos interés en personas que, por su alta demanda u ocupación, no están a nuestro alcance, ya que no podemos tener su compromiso para realizar una conferencia en persona. A diferencia de los eventos o reuniones online, donde es más probable que estos ponentes encuentren un hueco en su agenda para realizar una presentación rápida o, al menos, ofrecer una conferencia pre grabada.
- Creación de contenido: siempre hay la opción de grabar la reunión virtual y poder emitirla posteriormente para aquellos que no hayan podido venir, o utilizarla como herramienta para posibles necesidades que pueda haber en un futuro.
¿Cómo debes realizar tu evento / reunión virtual?
1. Define tus objetivos
¿Qué quieres conseguir con tu evento?, ¿atraer nuevos clientes?, ¿informar?, ¿hacer team building?, ¿hacer partícipes a tus empleados de algún proyecto? Definir los objetivos te ayudará a poder medir los resultados en cuanto haya terminado, y te guiará a lo largo de la organización del evento.
2. Publicita tu evento
Escoge los canales, preferentemente digitales, por los que difundirás tu evento virtual. Siempre es buena idea realizar email marketing, y redes sociales, por supuesto. Si deseas un mayor impacto puedes realizar Google Ads o Facebook & Instagram Ads, enfocándose bien a tu público objetivo. También puedes crear un sitio web del evento.
3. Determina el concepto
La imagen de un evento gira en torno un concepto que estará presente de principio a fin, para que tu evento sea congruente escoge bien el cartel, la escenografía (en este caso menor, pero no innecesaria) y la línea entorno la cual girará tu evento.
4. Realiza una prueba
Antes de empezar, asegúrate que la plataforma a través de la cual vas a realizar el evento o la reunión funciona correctamente. Haz pruebas de cámara, micrófono, presentaciones a exponer, etc.
Indica a los participantes los pasos a seguir, simplifica el proceso.
5. Crea interacción entre los asistentes
Busca la manera de que los asistentes interactúen entre ellos, al menos al principio, para romper el hielo. Puedes realizar preguntas, encuestas, etc. Hablar entre ellos hará que puedan adaptarse mejor a esta nueva forma de trabajar y que se establezca un sentido de comunidad, a pesar de estar cada uno en su casa.
6. Crea vínculos
Establece cercanía con tus asistentes o empleados, puedes enviarles un desayuno para cada uno para celebrar el evento o reunión y no perder la esencia de los eventos presenciales. Baci d’Angelo te ofrece varias opciones de box de desayuno, aperitivo o lunch preparados para ser enviados por todo España, consúltalas en nuestra web.
Si te apetece otra combinación, no dudes en hacernos tu propuesta de los box para tus empleados.
7. Mide el impacto
Al terminar tu evento o reunión, no te olvides de medir los resultados según los objetivos establecidos previamente. Crea un informe de los resultados y analízalos, te ayudará con tus futuros eventos y obtendrás datos de tus empleados o asistentes que serán de tu interés.
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Baci d’Angelo Pâtisserie & Catering
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